Customer documentation

Panduan operasional MeetsIn People Suite

Dokumentasi ini ditujukan untuk HR, admin tenant, manager, recruiter, branding, marketing, strategy, dan implementation partner yang memakai MeetsIn sebagai SaaS. Tidak perlu memahami deployment internal untuk menjalankan produk.

Getting started

MeetsIn People Suite adalah SaaS untuk operasional HR. AI assessment dan AI interview adalah hiring add-ons, bukan satu-satunya produk.

Urutan setup yang disarankan: company settings, departments, employee directory, policies, users and roles, onboarding checklist, billing, lalu hiring add-ons.

User baru akan melihat guided setup di workspace. Guide tersebut menjelaskan modul, tindakan yang perlu dilakukan, dan hasil yang diharapkan.

Upload logo dan brand color
Set contact email dan billing owner
Review sidebar sesuai role
Buka Onboarding untuk checklist setup

Roles and access

Akses di MeetsIn berbasis role dan tenant. Setiap user hanya melihat menu yang relevan dengan pekerjaannya.

Email user karyawan harus sama dengan work email atau personal email di Employee Directory agar self-service terhubung dengan profil karyawan.

Best practice HRIS: User Account dan Employee Record dipisah. Owner/admin adalah akun akses tenant dan tidak otomatis masuk employee headcount/payroll. Jika owner juga karyawan, buat Employee Record dengan email yang sama lalu gunakan create/link login account.

member: self-service karyawan
manager: read dan approval direct reports
hr: operasional HR
recruiter: rekrutmen dan AI hiring
lnd: training/performance read
viewer: read-only
admin/owner: billing, users, settings

Employee directory

Employee Directory adalah sumber data utama untuk payroll, approval, payslip, dokumen, dan self-service.

Employee ID dapat digenerate dari divisi atau department code agar format nomor karyawan konsisten.

Data identitas, email, telepon, alamat
Department, job title, manager, employment status
Base salary, currency, bank account, tax ID
Emergency contact dan custom fields

Attendance and overtime

Attendance dirancang mobile-first. Check-in dan check-out dikirim dari aplikasi mobile, kiosk, atau API import.

Web digunakan HR untuk monitoring, proof review, audit, dan approval overtime.

Set shift, late rule, remote reason, geofence policy
Overtime paid masuk payroll allowance setelah approved
Overtime in lieu menambah leave balance OIL
Proof dapat berupa file, device ID, GPS, dan notes

Leave management

Leave policy fleksibel per perusahaan: annual, sick, unpaid, maternity, paternity, emergency, dan OIL.

Approval dapat dibuat manager only, HR only, manager or HR, atau sequential manager then HR.

Annual entitlement dan monthly accrual
Carry-over dan probation waiting period
Sick leave dapat mewajibkan attachment
Holiday calendar untuk company/public holiday

Payroll and payslip

Payroll run dibuat per periode, generate dari active employees, lalu direview sebelum lock.

Tax engine mendukung policy configurable seperti PTKP, tax brackets, dan BPJS rates. Angka policy harus direview tim payroll/legal customer.

Generate base salary, allowance, deduction, BPJS/tax
Paid overtime yang approved masuk allowance
Lock payroll sebelum bank export/disbursement submit
PDF payslip memakai logo perusahaan, confidential label, QR, dan issuer

Documents and e-sign

Dokumen karyawan menyimpan contract, NDA, ID, tax file, certificate, warning letter, expiry date, dan status signature.

Internal e-sign membuat signature request, certificate hash, dan QR payload. External e-sign dapat dihubungkan lewat adapter resmi jika tersedia.

Upload file dan document number
Track issued date dan expiry date
Request e-sign untuk dokumen yang butuh tanda tangan
Mark signed untuk membuat proof internal

Training, expenses, performance

Modul training mencatat onboarding, compliance, technical, leadership, dan external course.

Expense flow mencakup receipt upload, approval, reimbursement status, dan audit. Performance mencatat cycle, goals, scores, calibration, dan signoff.

Training certificate dan completion status
Expense category dan receipt required threshold
Manager/HR approval untuk reimbursement
Performance cycle, competencies, strengths, development areas

Hiring add-ons

Hiring add-ons meliputi recruitment pipeline, job boards, candidates, assessments, skill artifacts, question templates, dan interview studio.

Job board direct posting hanya dilakukan lewat API/partner resmi atau adapter customer. MeetsIn tidak melakukan scraping atau fake-posting.

Public apply link dari recruitment pipeline
LinkedIn, JobStreet/SEEK, Glints payload atau connector
Assessment dan AI interview dengan quota trial/PAYG
Scorecard dan candidate stage tracking

Billing, trial, and usage

Trial 7 hari tetap bisa mencoba fitur utama dengan limit ketat. Stripe payment mengaktifkan paid access sesuai plan.

Billing menampilkan plan, status, renewal/end date, invoices, payments, PAYG rates, dan usage bulan berjalan.

Credit adalah monthly wallet untuk fitur metered. Trial mendapat 75 credits, HR Core 150 credits/bulan, AI Talent 750 credits/bulan, dan People Suite 1.200 credits/bulan. Credit berkurang saat tenant memakai AI assessment, AI interview, AI Interview Assistant bot-hour, extra seat, extra employee, atau overage usage lain yang tercatat.

HR Core: 150 credits/month
AI Talent: 750 credits/month
People Suite: 1.200 credits/month
Usage log mencatat metric, quantity, credits used, amount, reference, dan waktu event
Trial limits untuk user, employee, payroll, job post, AI assessment, AI interview, AI interview assistant bot-hour
PAYG untuk AI dan overage capacity

AI Assistant

AI Assistant berada di header workspace dan terbuka sebagai sidebar kanan. Assistant membaca konteks halaman dan data tenant yang aman untuk membantu user bekerja lebih cepat.

Assistant dapat membantu summary, analisa, navigasi, print/PDF, payroll insight, leave queue, job board preparation, dan interview preparation.

Tidak menampilkan data lintas tenant
Action dibatasi ke path dan command yang aman
Bisa membuka modul terkait
Bisa membantu membuat ringkasan untuk reporting

AI Interview Assistant

AI Interview Assistant menangkap interview context, transcript, interviewer notes, participants, dan consent status lalu membuat insight wawancara: candidate summary, strengths, concerns, follow-up questions, decision notes, dan next steps.

MVP mendukung transcript/manual notes dari web, Chrome companion, dan Recall.ai bot invite untuk auto-join wawancara di Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams.

Usage AI Interview Assistant dihitung sebagai bot-hour: trial 1 jam, AI Talent 40 jam/bulan, People Suite 75 jam/bulan, dan overage per jam.

Menu: Workspace > AI Interview Assistant
Chrome extension: extensions/meetsin-interview-assistant-chrome
Recall bot invite dari interview URL
Trial dibatasi 1 bot-hour
Provider target: Google Meet, Zoom, Microsoft Teams

Security, audit, support

Security page menjelaskan praktik keamanan platform. Audit log digunakan admin/owner untuk review aktivitas penting.

Support ticket dipakai untuk issue operasional, billing, payroll, setup HRIS, recruitment, atau integrasi.

Role-based menu dan permission
Audit CSV export
Document confidentiality
Support ticket dengan priority dan category